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如何写出教授不反感的邮件?掌握这10个要素!
emilystud(2025/1/24 16:45:39)  点击:9525  回复:0  IP:123.* * *
写邮件给教授时,需考虑其工作量及感受。

下面是一封有效的、不令人反感的电子邮件的10个要素。
下面有一个模板,你可以按照它来撰写你的电子邮件。



Dear [1] Professor [2] Last-Name [3],

This is a line that recognizes our common humanity [4].

I'm in your Class Name, Section Number that meets on This Day [5]. This is the question I have or the help I need [6]. I've looked in the syllabus and at my notes from class and online and I asked someone else from the class [7], and I think this is the Answer [8], but I'm still not sure. This is the action I would like you to take [9].

Signing off with a Thank You is always a good idea [10],

Favorite Student



我们将进一步解释每个要素。

要素一:问候
确立你与教授的专业关系。通常在收件人前使用“Dear”;如果你觉得这样过于正式,你可以使用“Hello”或“Hi”。
要素二:敬语
在校园里,敬语是学生们与教授交流时不可忽视的细节。许多学生可能觉得这不是大问题,但教授们对此却非常在意。为了表达尊重,最简单的方法是称呼教授为“Professor”,这比使用“Dr”更安全,因为并非所有教师都有博士学位。而且,这样的称呼还能避免了解教授性别认同或婚姻状况的尴尬。
要素三:正确姓名
正确记住并使用教授的姓名也很重要。这个信息其实不难查找,它通常出现在课程大纲上,或者在系里的网站上,甚至可以通过谷歌搜索到。请务必使用他们的姓氏,并完整、正确地拼写,包括其中的连字符。
要素四:开场白
开场白看似无关紧要,实则暗藏玄机。一句“I hope you're enjoying the beautiful weather today”或“I hope you had a relaxing weekend”,虽无实质内容,却能展现你的礼貌与亲和力。教授们往往喜欢学生将他们视为有血有肉的人,而非冷冰冰的学术机器。这样的开场白,就是打破隔阂的小技巧。
要素五:提醒他们如何认识你
别忘了提醒教授如何认识你。这一点很关键,尤其是初次联系时,不妨提及一些独特经历或特征,如“上次课后讨论阅读内容时我留了下来”或“我常坐前排,蓝发显眼”。若未曾谋面,则表达建立关系的意愿,如“期待下学期选修您的课程”。毕竟,教授们不一定能记住每个学生的名字,你的小小提醒,可能就是加深印象的关键。
要素六:明确邮件目的
在写邮件给教授时,关键要写明发送邮件的真正原因。务必简明扼要地阐述你的需求,既礼貌又直接,避免冗长和模糊的表述。若问题复杂,一两句话难以说清,不妨提议面谈:“I was hoping we could meet to talk about XX. What would be a good time for that?”
要素七和八:检查大纲和笔记,避免重复提问
发送邮件前应先自行查找答案,比如检查教学大纲、笔记或课堂网站,甚至询问同学。如果经过这些步骤仍有疑问,向教授提问就显得有理有据。
在邮件中,若你能尝试自我解答并得出正确答案,可节省教授时间。
要素九:礼貌重述请求
在邮件结尾礼貌地重申请求,能确保教授清晰理解你的需求,例如请求他们尽快回复或完成某项任务,都有助于他们更好地处理你的邮件。
要素10:结尾感谢
在邮件的结尾,一句“Thank you”几乎适用于所有情况,它既能礼貌收尾,又能表达感激。

隐藏的要素11:礼貌跟进
如果教授未及时回复,你可以礼貌地跟进,但需注意时机。

在邮件开头加上“Just following up on my previous email”,无需直接指出他们未回复,他们自会领会。

发送跟进邮件的时机很重要,要根据教授处理事务的速度和你的需求迫切程度来决定。能等一周就等一周,或直到见到他们。

写邮件是门技术活,礼貌且深思熟虑的请求更易得到回应。别忘了,教授也是人,他们希望被尊重和理解。
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